WOLF Approve ทางลัดจัดการงานเอกสารและอนุมัติออนไลน์ ที่จะทำให้ชีวิตการทำงานง่ายขึ้น

ความเปลี่ยนแปลงของสังคมและรูปแบบการทำงานที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วโดยเฉพาะในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ทำให้หลายองค์กรต้องปรับตัวเข้าสู่ยุค Digital Transformation การรอเป็นเวลานาน หรือการนั่งทำงานแค่ในออฟฟิศ อาจไม่ใช่ทางเลือกที่ดีอีกต่อไป ในทางกลับกันหากองค์กรมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาช่วยจัดการเอกสารให้เป็นระบบ ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมของงานอย่างครอบคลุม และสามารถอนุมัติออนไลน์ได้จึงถือว่าได้เปรียบ ดังนั้นวันนี้เราจึงพาคุณไปรู้จักกับ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ที่จะทำให้ชีวิตการทำงานของทุกฝ่ายง่ายขึ้น ตอบโจทย์ธุรกิจให้ Workflow ได้ดีกว่าที่ผ่านมา

รู้จัก WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ หรือ Electronic Approval คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ติดตั้งภายในองค์กร เพื่อดำเนินงานทางธุรกิจและอำนวยความสะดวกให้การทำงานเป็นไปได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หนึ่งในระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ที่เราจะพาไปรู้จักครั้งนี้ก็คือ WOLF Approve ซึ่งเป็นหนึ่งในขั้นตอนการจัดการงานเอกสารในรูปแบบของ Paperless ซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อลดปัญหาความล่าช้าที่เกิดจากการอนุมัติงานในรูปแบบของกระดาษ

WOLF Approve มีระบบ Workflow ครอบคลุมการทำงานส่วนที่ต้องใช้เอกสารเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นการยื่นขออนุมัติ จัดเก็บ จำแนก และค้นหาข้อมูลในองค์กร ทั้งยังสามารถตรวจสอบและติดตามสถานะงาน พร้อมสรุปผลการดำเนินงานแต่ละส่วนได้สะดวก ตอบโจทย์ทุกส่วนงานขององค์กรทั้งฝ่ายบุคคล ฝ่ายบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายขาย  

ฟีเจอร์เด่นของ WOLF Approve ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์

•  รองรับการใช้งานทั้ง iOS, Android และเว็บเบราว์เซอร์ต่างๆ 

•  กำหนดรูปแบบฟอร์มเอกสาร และสายการอนุมัติได้ง่ายดาย 

• สร้างรายงานได้ด้วยตัวเอง เพื่อใช้สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ 

• จัดเก็บไฟล์เอกสารในระบบ เพื่อการค้นหาอย่างสะดวกและรวดเร็วในอนาคต

4 ขั้นตอนการใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ง่ายแค่คลิก!

1) ผู้ร้องขอการอนุมัติ กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเอกสารออนไลน์ 

2) เอกสารถูกส่งไปยังผู้อนุมัติ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องตามลำดับ Workflow ที่สร้างไว้ โดยจะมีการแจ้งเตือนในอีเมลหรือแอปพลิเคชัน  

3) ผู้อนุมัติ ตรวจทานเอกสาร เพื่อยกเลิก แก้ไข หรืออนุมัติเอกสารออนไลน์ 

4) เมื่อเอกสารได้รับการอนุมัติแล้ว ไฟล์เอกสารจะถูกจัดเก็บไว้บน Cloud ของระบบ และสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลา

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับเมื่อเลือกใช้ WOLF Approve 

จากที่แต่ละองค์กรต้องลงทุนค่อนข้างสูงกับการพัฒนาระบบใหม่ๆ เพื่อสนับสนุนการทำงานให้คล่องตัวขึ้น WOLF Approve จึงเป็นซอฟต์แวร์สำเร็จรูปที่ตอบโจทย์ เพราะถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยองค์กรลดค่าใช้จ่ายดังกล่าว และมีประโยชน์ต่างๆ ดังนี้

1.ครอบคลุมการทำงานตั้งแต่กระบวนการออกแบบ Workflow การอนุมัติ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง รวมทั้งยังสามารถออกแบบ e-Form ได้ตามที่แต่ละฝ่ายงานต้องการ

2.ช่วยให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นภาพรวมของกระบวนการทำงานของทุกฝ่ายภายในระบบเดียว

 

3. ทำงานได้สะดวก เพิ่มความเร็วของประสิทธิภาพในการทำงานขึ้นถึง 4 เท่า ไม่ต้องรอเซ็นเอกสารแบบ Face to Face ก็อนุมัติทุกอย่างได้แม้อยู่ไกล
4.จัดการงานอนุมัติด่วน การติดตามงาน หรืองานเอกสารต่างๆ ได้ทุกที่ ทุกเวลา เพียงมีอุปกรณ์ที่ใช้งานอินเทอร์เน็ต ซึ่งรองรับการใช้งานได้บน iOS, Android และ Web Browser
5.ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น เช่น ค่ากระดาษสำหรับงานเอกสาร หมึกพิมพ์จากเครื่องปริ้นท์ รวมถึงค่าอุปกรณ์จัดเก็บเอกสาร

6.ยกระดับให้เป็นองค์กรที่ทันสมัย สร้างความน่าเชื่อถือให้กับลูกค้า

7.ข้อมูลปลอดภัยไม่รั่วไหล ไม่มีช่องว่างระหว่างการเดินทางของเอกสาร และไม่ต้องผ่านมือใคร จึงอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้อย่างรวดเร็วปลอดภัย

WOLF Approve เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน?

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve ช่วยให้การทำงานได้รวดเร็วและง่ายดายยิ่งขึ้น ไม่ต้องเสียเวลารอผู้บริหารที่บางครั้งไม่ได้อยู่ประจำที่ออฟฟิศ แม้ตัวอยู่ไกลแต่ก็ยังอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้อย่างไม่มีสะดุด ดังนั้นจึงเรียกได้ว่า WOLF Approve เป็นตัวช่วยจัดการงานและอนุมัติเอกสารที่ครอบคลุมธุรกิจทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็น ธุรกิจโรงแรม, ธุรกิจ Import – Export, คลังสินค้า, โลจิสติก, งานขาย - จัดซื้อ และอื่นๆ ที่ต้องมีการเซ็นอนุมัติเอกสาร 

เลือกใช้ WOLF Approve กับฝ่ายบัญชีดีอย่างไร? 

1) ประหยัดเวลาในการจัดการเอกสาร จากเดิมต้องใช้กระบวนการแบบ manual ไม่ว่าจะเป็นการแปะโน้ตความสำคัญในเอกสาร การจำแนกประเภท และจัดเก็บในตู้เอกสารที่รวมกับเอกสารอื่นๆ เป็นร้อยเป็นพันชุด เวลาจะหาแต่ละครั้งก็ใช้เวลา หากเปลี่ยนมาใช้งานระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve จะช่วยให้การจัดเอกสาร จำแนกหมวดหมู่ และการค้นหาต่างๆ เป็นไปได้รวดเร็วแค่ไม่กี่คลิก

2) ไม่ต้องรออนุมัติเอกสารการเงินเป็นเวลานาน เพราะบางครั้งผู้บริหารอาจไม่ได้เข้าออฟฟิศ แต่เอกสารการเงินบางฉบับ จำเป็นที่จะต้องเซ็นอนุมัติในทันที อาจจะทำให้งานล่าช้า และเสียโอกาสทางธุรกิจได้ แต่ WOLF Approve จะช่วยให้คุณสามารถใช้งานได้บนสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ลดอุปสรรคในการอนุมัติงบประมาณต่างๆ

3) ลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชี กระบวนการงานบัญชีส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับงานเอกสารจำนวนมาก หากใช้กระดาษทั้งหมด รวมถึงอุปกรณ์สำนักงานอื่นๆ ในการจัดเก็บเอกสารและการพิมพ์ หรือแม้แต่การใช้พื้นที่จัดเก็บก็ถือเป็นต้นทุนทั้งสิ้น แต่ WOLF Approve เป็นระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ในรูปแบบของ Paperless และจัดเก็บเอกสารระบบดิจิทัล 

4) ค้นหาง่าย สามารถเรียกใช้เอกสารได้ทันที การจัดการไฟล์เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีสามารถค้นหาข้อมูลหรือไฟล์งานที่ต้องการได้ในไม่กี่วินาที โดยไม่จำเป็นต้องลุกออกจากโต๊ะไปที่ตู้เก็บเอกสารให้เสียเวลา 

5) มีข้อมูลพร้อมสำหรับการตอบคำถามอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะคำถามจากผู้บริหาร ลูกค้า หรือซัพพลายเออร์ ที่มีข้อสงสัยต่างๆ เกี่ยวกับบัญชี เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาข้อมูลและตอบคำถามได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องให้รอนาน และลดปัญหาการพลาดโอกาสสำคัญได้ 

เมื่อระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve สามารถรองรับการทำงานได้อย่างครอบคลุมและทำให้งานเดินหน้าอย่างรวดเร็ว ก็อาจจะถึงเวลา บอกลาการทำงานเอกสารแบบเดิมๆ โดยเฉพาะงานที่ใช้กระดาษกันแล้ว เพราะวันนี้ธุรกิจที่ได้เปรียบทุกอย่างต้องรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และเป็นมืออาชีพ สนใจรายละเอียดและสั่งซื้อระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ WOLF Approve คลิกที่นี่ 

ข้อมูลอ้างอิงและภาพประกอบ
https://wolftcb.com