DLP ตัวช่วยองค์กรเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล พร้อมตอบรับกฎหมาย PDPA

รู้หรือไม่? องค์กรทุกระดับมีโอกาสเสี่ยงทำผิดกฎหมาย PDPA หรือ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หากไม่มีมาตรการที่เข้มงวด พร้อมระบบป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลที่ดีพอ ด้วยข้อมูลต่างๆ นั้นไม่ได้มีโอกาสเสี่ยงรั่วไหลจากบุคคลภายนอกเพียงอย่างเดียว แต่บุคคลภายในเองก็มีสิทธิ์ทำให้รั่วไหลได้ทั้งโดยตั้งใจหรือไม่ตั้งใจก็ตาม ดังนั้นฉบับนี้เราจะพาคุณไปเจาะลึกและรู้จักกับ ระบบป้องกันข้อมูลองค์กรรั่วไหล หรือ Data Loss Prevention (DLP) ตัวช่วยสำคัญที่จะทำให้องค์กรปลอดภัยจากการทำข้อมูลสำคัญรั่วไหลและไม่เข้าข่ายทำผิดกฎหมาย PDPA

ความสำคัญของข้อมูลและสาเหตุข้อมูลรั่วไหล

ในยุคดิจิทัลที่เรากำลังเผชิญกับความท้าทายใหม่ๆ การเปลี่ยนผ่านการใช้ชีวิตในหลายรูปแบบ รวมถึงความเปลี่ยนแปลงด้านต่างๆ อย่างรวดเร็ว อีกมุมหนึ่งก็เลี่ยงไม่ได้ว่ามีข้อมูลจำนวนมหาศาลที่เป็นกลไกขับเคลื่อนสำคัญและทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง แน่นอนว่าข้อมูลเหล่านั้นมีความสำคัญกับทั้งตัวบุคคลเองและองค์กรต่างๆ โดยเฉพาะข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งทำให้ทั่วโลกตื่นตัวกับการกำหนดกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล อย่างในสหภาพยุโรปมี GDPR หรือในไทยเองก็มีกฎหมาย PDPA

ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมา เราจะเห็นการเปลี่ยนแปลงด้านดิจิทัลที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะการสร้างข้อมูลต่างๆ ขึ้นมาจำนวนมาก ซึ่ง International Data Corp (IDC) บริษัทที่ปรึกษาและวิจัยข้อมูลการตลาดชั้นนำระดับโลก ได้คาดการณ์ไว้ในรายงานล่าสุดว่า ภายในปี 2568 ข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นทั่วโลกจะมีปริมาณมากถึง 163 Zettabyte (ZB)

และข้อมูลที่มีอยู่มากมายนี่เองที่กลายเป็นสิ่งล่อตาล่อใจอาชญากรให้กระทำการรูปแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการขโมยข้อมูลไปขาย การโจรกรรมข้อมูลเพื่อเรียกค่าไถ่ การนำข้อมูลไปใช้ในการ Blackmail รวมถึงการนำไปแอบอ้างตัวตน ส่งผลให้เกิดความเสียหายและเดือดร้อนทั้งกับเจ้าของข้อมูลและองค์กร 

สิ่งสำคัญที่องค์กรไม่ควรมองข้ามคือ อาชญากรเหล่านั้นไม่ได้มาในรูปแบบของบุคคลภายนอกเพียงอย่างเดียว แต่ยังมีบุคคลภายในที่กระทำโดยตั้งใจและไม่ตั้งใจอีกด้วย โดยจากข้อมูลของ Verizon 2021 มีตัวเลขสถิติในปี 2021 ชี้ให้เห็นว่า ทุกๆ 11 วินาที จะมีองค์กรตกเป็นเหยื่อโจรกรรมข้อมูลออนไลน์เสมอ และมีสาเหตุของการโจรกรรมมากกว่า 20% มาจากบุคคลภายในองค์กรเอง

นี่จึงทำให้ทุกการเข้าถึงข้อมูลเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญเป็นพิเศษ และองค์กรต้องทำความรู้จักกับ Data Loss Prevention หรือ DLP เพื่อช่วยปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยจากอาชญากรรมหลากหลายรูปแบบ

รู้จักระบบป้องกันข้อมูลองค์กรรั่วไหล (DLP)

ระบบป้องกันข้อมูลองค์กรรั่วไหล หรือ Data Loss Prevention (DLP) คือ ส่วนหนึ่งของระบบความปลอดภัยของข้อมูลเพื่อลดความเสี่ยงให้กับองค์กร กรณีที่มีการถูกโจรกรรมจากบุคคลภายนอกและจากคนภายในองค์กรเอง โดยข้อมูลที่มักถูกโจรกรรม เช่น

• ข้อมูลส่วนบุคคล ทั้งชื่อ นามสกุล เลขบัตรประชาชน เบอร์โทรศัพท์

• ข้อมูลบัตรเครดิต

• ข้อมูลสุขภาพที่สามารถระบุตัวตนได้

• ข้อมูลทางการเงิน

• ความลับขององค์กร เอกสารสัญญา แผนการพัฒนาธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ ส่วนผสมต่างๆ

Data Loss Prevention (DLP) เป็นระบบที่รวมไว้ซึ่งเทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ กลยุทธ์ และกระบวนการทำงานต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับขององค์กร รวมทั้งยังช่วยคัดกรองและตรวจสอบพฤติกรรมน่าสงสัยที่เกิดกับข้อมูลอีกด้วย โดยผู้ใช้งานระบบหรือผู้ดูแลข้อมูลสามารถที่จะตั้งค่าและเน้นให้มีการป้องกันข้อมูลและไฟล์สำคัญขององค์กรได้ เช่น ไฟล์เอกสารการเงิน เอกสารสัญญา แผนงานลับ ข้อมูลสินค้าที่เป็นความลับ และฐานข้อมูลลูกค้าต่างๆ

ระบบ DLP จะตรวจสอบข้อมูลเชิงลึกที่เกิดขึ้นทุกการกระทำเกี่ยวกับข้อมูล พร้อมทั้งยังมีการรายงานความผิดปกติต่างๆ ไปยังผู้ดูแลข้อมูลเพื่อยับยั้งการถูกโจรกรรมได้ทันท่วงที โดยการตรวจสอบข้อมูลนั้นจะมีถึง 3 สถานะ คือ

1. ตรวจสอบข้อมูลที่ถูกใช้งาน คือ ทุกข้อมูลที่กำลังถูกเข้าถึงและใช้งานในระบบผ่านเครือข่ายต่างๆ หรือโปรแกรม หรือแอปพลิเคชัน

2. ตรวจสอบข้อมูลที่มีการเคลื่อนไหว เช่น ข้อมูลที่กำลังถูกส่งต่อออกจากต้นทางไปยังปลายทาง ทั้งการส่งอีเมล คัดลอก แชร์ไฟล์

3. ตรวจสอบข้อมูลที่หยุดนิ่ง โดยเป็นข้อมูลที่ถูกจัดเก็บเอาไว้บนหน้า Desktop Laptop อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ และคลาวด์

ประโยชน์ของระบบป้องกันข้อมูลองค์กรรั่วไหล (DLP)

• ช่วยในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการตรวจสอบและส่งการแจ้งเตือนการกระทำต่างๆ ที่ผิดปกติไปยังผู้ดูแลข้อมูล เพื่อยับยั้งความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น

• ป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล โดยทำให้ผู้ดูแลข้อมูลรู้สถานะของข้อมูล ไม่ว่าข้อมูลเหล่านั้นจะกำลังใช้งาน หยุดนิ่ง หรือถูกโยกย้ายเคลื่อนไหวไปที่ไหน

• สร้างภาพลักษณ์และเพิ่มความน่าเชื่อถือขององค์กร โดยองค์กรที่มีการใช้งานระบบ DLP ที่ดีนั้น จะช่วยให้เกิดภาพลักษณ์ที่ดีและมีความน่าเชื่อถือในสายตาคู่ค้า ลูกค้า รวมถึงพนักงานในองค์กรเอง ที่ต่างไว้วางใจในการให้ข้อมูลส่วนบุคคล

• ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างถูกต้อง เพราะในปัจจุบันมีกฎหมายต่างๆ ถูกกำหนดขึ้นมาเพื่อเพิ่มความปลอดภัยและคุ้มครองการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลมากมาย เช่น PDPA, GDPR

5 ขั้นตอนสู่การใช้งาน DLP อย่างมีประสิทธิภาพ

การนำระบบป้องกันข้อมูลองค์กรรั่วไหล หรือ Data Loss Prevention (DLP) มาใช้ภายในองค์กรนั้น ไม่ใช่เพียงการลงระบบ ติดตั้ง ตั้งค่าการใช้งานเท่านั้น แต่ยังต้องมีผู้เกี่ยวข้องร่วมทำความเข้าใจ กำหนดขอบเขตโครงสร้าง และกำหนดข้อมูลที่ต้องการปกป้องดูแลอีกด้วย ดังนั้นเราจึงแบ่งขั้นตอนต่างๆ ไว้เป็น 5 ขั้นตอนสำคัญ เพื่อทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น

1. กำหนดขอบเขตของระบบ เพราะแต่ละองค์กรนั้นมีรูปแบบของข้อมูลและความเสี่ยงต่างๆ ไม่เหมือนกัน ดังนั้นก่อนเริ่มต้นใช้งานจึงต้องทำความเข้าใจความต้องการขององค์กร ด้วยการระบุและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงของข้อมูลแต่ละประเภท ข้อมูลใดที่ต้องการปกป้อง ระบุแหล่งที่มาของข้อมูล และระบุขอบเขตของข้อมูลว่าส่วนไหนสามารถคัดลอก ดาวน์โหลด บันทึกไปยังอุปกรณ์ต่างๆ หรือส่งต่อและแชร์ไปในช่องทางใดได้บ้าง เพื่อให้ DLP สามารถตรวจจับและบล็อกข้อมูลตามตำแหน่งต่างๆ ได้

2. ต้องมีการสื่อสารให้บุคคลทุกฝ่ายตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูลและร่วมปกป้อง โดยจัดทำแผนการสื่อสารเกี่ยวกับสาเหตุต่างๆ ที่จะทำให้ข้อมูลรั่วไหล ผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับตัวบุคคลและองค์กร หากมีการรั่วไหลของข้อมูล รวมถึงแผนการป้องกันต่างๆ อย่างรอบด้าน 

3. ออกแบบและกำหนดโครงสร้างของ DLP แน่นอนว่าระบบ DLP สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามขนาดของข้อมูลและความต้องการขององค์กร หากองค์กรไม่ได้มีการวางกรอบของโครงสร้างต่างๆ ไว้ ก็อาจทำให้ระบบของ DLP ดูแลข้อมูลของคุณได้อย่างไม่ครอบคลุมและทั่วถึง ดังนั้นจึงควรออกแบบ เลือกขนาดการทำงานที่เหมาะสม และทดสอบการใช้งานให้มั่นใจในความปลอดภัยมากที่สุด

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและระบุแหล่งจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัย การอนุญาตให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ไม่จำกัดจากทุกที่และทุกอุปกรณ์ จะทำให้การใช้งาน DLP ไม่มีประสิทธิภาพที่ดีพอ ดังนั้นองค์กรจึงควรกำหนดความสำคัญของข้อมูลและให้กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงว่า ใครมีสิทธิ์เข้าถึงได้ในระดับใด สามารถทำอะไรกับข้อมูลนั้นได้บ้าง และข้อมูลที่มีความสำคัญต้องถูกจัดเก็บในที่ที่ปลอดภัย เข้าถึงได้ยาก และมีระบบรักษาความปลอดภัยที่มากพอ

ทดสอบและปรับรูปแบบของ DLP ให้เหมาะสมกับองค์กร อย่างที่แจ้งข้างต้นว่าระบบของ DPL คุณสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับขนาดของข้อมูลและองค์กรได้ ดังนั้นการจะดูว่าเหมาะสมหรือไม่จึงต้องมีการทดสอบการใช้งานในทุกขั้นตอน เพื่อหาทางปกป้องข้อมูลที่ดีที่สุด และปิดรอยรั่วได้มากที่สุด

เพราะองค์กรส่วนใหญ่ในปัจจุบันต้องรับผิดชอบพร้อมกับปกป้องข้อมูลสำคัญต่างๆ ไว้มากมาย โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นความลับของลูกค้า และข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ที่อยู่ในความดูแลขององค์กร และตราบใดก็ตามที่องค์กรต้องเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลเหล่านั้น ก็ย่อมหมายถึงคุณต้องเกี่ยวข้องกับกฎหมาย PDPA อย่างเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นเพื่อให้การดำเนินธุรกิจอย่างราบรื่น หมดปัญหาข้อมูลรั่วไหล DLP จึงถือเป็นทางเลือกที่ตอบโจทย์และช่วยคุณป้องกันความผิดจากการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลได้