ตัวช่วยสำคัญช่วง Lockdown เพื่อเรียนออนไลน์และคนทำงานที่บ้าน
การระบาดของโควิด-19 นำไปสู่การประกาศ Lockdown ในหลายพื้นที่ที่มีการระบาดหนัก ทำให้ทั้งภาคเศรษฐกิจ สังคม ตลอดจนการศึกษาต้องปรับเปลี่ยนวิธีการเพื่อให้สามารถดำเนินการอยู่ต่อได้อย่างไม่สะดุด ไม่ว่าจะเป็นการหาเครื่องมือเพื่อช่วยจัดการงานช่วง Work from Home (WFH) หรือการใช้ตัวช่วยสำหรับการเรียนการสอนแบบออนไลน์ ซึ่งเจ้าเครื่องมือหรือตัวช่วยที่คนส่วนใหญ่เลือกใช้กันนั้นมีอะไรบ้าง สามารถช่วยคุณได้มากน้อยแค่ไหน ไปหาคำตอบกัน
โซลูชั่นสำคัญช่วง Work from Home เพื่อคนทำงาน
การทำงานยุคดิจิทัลทำให้องค์กรหลายแห่งปรับตัวเพื่อก้าวให้ทันความรวดเร็วพร้อมจัดระบบให้มีทั้งพนักงานนั่งประจำออฟฟิศ และทำงานจากนอกสถานที่ ยิ่งในยุคที่โควิด-19 กำลังระบาดหนัก ยิ่งต้องปรับตัวหันไปใช้กลยุทธิ์การทำงานแบบ Work from Home (WFH) แทบจะ 100% เพื่อลดการเข้าออฟฟิศหยุดการแพร่ระบาดของเชื้อโรค ซึ่งการทำงานรูปแบบนี้องค์กรหลายแห่งก็สามารถบริหารจัดการได้ดีแม้สถานการณ์รอบตัวจะไม่เอื้ออำนวย โดยมีตัวช่วยต่างๆ เข้ามาบริหารจัดการ ซึ่ง Dfastpass ได้รวบรวมมาแนะนำให้คุณแล้ว
1. G Suite
โซลูชั่นเพื่อการทำงานอย่างครอบคลุม ทำให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้แบบ Real-time พร้อมกันหลายๆ คน ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของ Google Docs, Spreadsheets โดย G Suite จะเก็บและแชร์ไฟล์ต่างๆ ไว้บนระบบคลาวด์ที่ให้ทั้งความปลอดภัยและสะดวกจากการเข้าถึงไม่ว่าจะผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์ก็เป็นไปได้อย่างสะดวก โดยตัวอย่างของโปรแกรมที่รวมอยู่ใน G Suite เช่น
• อีเมล์
• Hangouts Meet สำหรับการประชุมทางวิดีโอ
• Hangouts Chat สำหรับการรับส่งข้อความอย่างปลอดภัย
• ปฏิทิน สำหรับการวางแผนงานและการนัดหมายประชุม รวมถึงการตรวจสอบตารางงานของผู้เกี่ยวข้องแต่ละคนพร้อมการส่งข้อมูลนัดหมายให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดทราบ
• ไดรฟ์ พื้นที่เก็บข้อมูลระบบคลาวด์ที่รองรับการเก็บไฟล์งานต่างๆ เพื่อสะดวกกับการเข้าถึงจากทุกที่ทุกเวลา
2. DTA Online Time & Attendance
โปรแกรมคำนวณเวลาทำงานออนไลน์ โปรแกรมผู้ช่วยสำคัญสำหรับฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลหรือฝ่าย HR ที่จะช่วยในการคำนวณเวลาการทำงานอย่างเป็นระบบ และถูกต้องแม่นยำ ด้วยจุดเด่นต่างๆ ดังนี้
• สามารถคำนวณเวลาการทำงานแบบอัตโนมัติ
• รองรับไฟล์จากเครื่องบันทึกเวลาได้ทุกรุ่น
• รองรับการคำนวณเวลาทำงานและโอทีทุกรูปแบบ
• ช่วยให้พนักงานสามารถแจ้งขอลางานออนไลน์ได้ง่าย สะดวก รวดเร็ว
• HR สามารถใช้ในการเพิ่ม ลด หรือแก้ไขข้อมูลพนักงาน รวมถึงเวลาทำงานได้
• สามารถเชื่อมต่อข้อมูลจากระบบไปยังโปรแกรม Payroll ได้อย่างสะดวก
• มีข้อมูลรายงานสำหรับผู้บริหารที่ถูกต้อง ชัดเจน เข้าใจง่าย
• เข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่าน Smartphone Tablet และ PC
3. Wolf Approve
ซอฟต์แวร์สำหรับการอนุมัติเอกสารออนไลน์ และจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลแทนเอกสารกระดาษ ซึ่งถูกออกแบบให้ใช้งานได้ง่ายแม้ไม่มีทักษะทางด้านไอที ซึ่งผู้ใช้งานสามารถสร้างแบบฟอร์มเอกสารได้ด้วยตัวเอง โดยการทำงานจะอยู่บน Cloud Technology ของ Microsoft ทำให้การอนุมัติงานหรือติดตามสถานะการทำงานเป็นไปได้สะดวกผ่านแอปพลิเคชั่น WOLF Approve
4. WPS Office
ชุดโปรแกรมสำนักงานทางเลือกที่ใช้งานได้ง่าย รองรับการแก้ไขแบบข้ามแพลตฟอร์มได้ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกใช้ได้อย่างถูกลิขสิทธิ์ในราคาไม่แพง ในชุดโปรแกรมของ WPS Office จะประกอบไปด้วย 4 โปรแกรมสำคัญคือ
• Writer โปรแกรมจัดการเอกสาร
• Presentation โปรแกรมการนำเสนองาน
• Spreadsheets โปรแกรมบันทึกและรายงานด้านตัวเลข
• PDF โปรแกรมพีดีเอฟ (โปรแกรมจัดการ PDF)
5. PEAK
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีระบบการบริการบัญชี ภาษี ปิดงบ แบบครบวงจร ช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถติดตามข้อมูลงานได้อย่างทันท่วงที สามารถจัดการบริหารบัญชีได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน เมื่อไหร่ โดย PEAK จะช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ลดความผิดพลาด ทำให้นักบัญชีมีเวลาวางแผนภาษี และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ในขณะที่เจ้าของกิจการเองก็หมดกังวลเรื่องงานบัญชี มีเวลาโฟกัสงานอื่นๆ มากขึ้น
เครื่องมือสำหรับการเรียนการสอนออนไลน์ ตัวช่วยครู นักเรียน และผู้ปกครอง ยุค New Normal
การจัดการเรียนการสอนผ่านการใช้เทคโนโลยี แอปพลิเคชัน หรือแพลตฟอร์มต่างๆ กลายเป็นสิ่งจำเป็นในยุคนี้ ไม่ว่าจะกับผู้สอน ผู้เรียน หรือแม้แต่ผู้ปกครอง ซึ่งหากมีการเลือกใช้ให้เข้ากับเนื้อหา มีความน่าสนใจ และเหมาะกับช่วงวัยของผู้เรียนที่จะสามารถเข้าถึงได้อย่างเข้าใจ ก็จะทำให้การเรียนออนไลน์นั้นมีประสิทธิภาพและได้ผลตามเป้าที่วางไว้ จะมีแพลตฟอร์มอะไรที่ครูสามารถใช้จัดการเรียนการสอนออนไลน์ได้บ้าง ไปดูกัน
1. เครื่องมือสำหรับการสอนออนไลน์
• Google Meet รองรับการสอนแบบวิดีโอที่มีความละเอียดสูง ครูและนักเรียนสามารถเข้าถึงได้ง่ายและสะดวก ไม่ว่าจะจากที่ไหนก็ตามผ่านอินเทอร์เน็ต โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างตารางเรียน เวลานัดหมายได้ใน Google Calendar รวมทั้งยังเก็บบันทึกการเรียนการสอนแล้วส่งเป็นไฟล์วิดีโอไปยังอีเมลได้ด้วย
• ZOOM โปรแกรมประชุมและจัดการสอนออนไลน์ที่ได้รับความนิยมสูง ผู้ใช้สามารถตั้งห้องขึ้นสำหรับจัดการสอนแล้วให้นักเรียนเข้ามาชมได้ โยครูสามารถที่จะเห็นหน้านักเรียนทุกคน สามารถแชร์หน้าจอเนื้อหาการสอน และสื่อสารโต้ตอบกันระหว่างเรียนได้
• Microsoft Team โปรแกรมที่ครอบคลุมสำหรับการเรียนการสอน ที่ครูสามารถสร้างห้องเรียนเสมือนขึ้นมาเพื่อทำการสอนออนไลน์ พร้อมรองรับการสนทนาโต้ตอบระหว่างครูและนักเรียน รวมทั้งยังรองรับการส่งไฟล์สื่อการเรียนการสอน และไฟล์งานต่างๆ ได้
2. เครื่องมือสำหรับบริหารจัดการการเรียนการสอน
• Google Classroom ชุดเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการเรียนการสอนให้เป็นไปอย่างเป็นระบบ ช่วยให้ครูสามารถสร้างและเก็บงานได้อย่างสะดวก รวมทั้งยังmeให้ผู้เขียนสามารถเข้าถึงได้อย่างง่าย นอกจากนี้ยังทำให้ครูสามารถติดตามได้ว่านักเรียนได้เข้าถึงไฟล์สื่อการสอนมากน้อยแค่ไหน และใครส่งงานหรือยังไม่ส่งบ้าง
• Google Form ถือเป็นส่วนหนึ่งของ Google โดยครูสามารถใช้สร้างแบบทดสอบออนไลน์สำหรับเนื้อหาแต่ละส่วน เพื่อตรวจสอบความเข้าใจของนักเรียน รวมทั้งยังปรับใช้ได้กับการเช็กชื่ออีกด้วย
3. เครื่องมือสำหรับการสร้างสื่อการเรียนการสอนออนไลน์
• Canva สำหรับการออกแบบสไลด์การสอนให้มีความน่าสนใจ โดยมีเทมเพลต กราฟิก สัญลักษณ์ ไอคอน รูปภาพ และ แผนภูมิต่างๆ ที่สามารถเลือกสรรมาใช้ได้อย่างหลากหลาย ทำให้ครูสามารถออกแบบสร้างสื่อการสอนใหม่ ที่มีความน่าสนใจ เพื่อดึงดูดผู้เรียนได้ดียิ่งขึ้น
• Loom เครื่องมือสำหรับการการสร้างวิดีโอสื่อการสอน หรือบันทึกการสอนที่ได้ทั้งภาพและเสียงอย่างชัดเจน โดยมีฟีเจอร์ที่รองรับการเน้นข้อความหรือเขียนคำอธิบายต่างๆ ประกอบเนื้อหาระหว่างการบันทึกวิดีโอ
เครื่องมือต่างๆ เหล่านี้จะช่วยให้ทั้งผู้ที่ทำงานแบบ WFH และ ผู้ที่อยู่ในช่วงของการเรียนการสอนออนไลน์ สามารถบริหารจัดการงานหรือการเรียนได้อย่างสะดวก โดยหากเลือกใช้ให้เหมาะสมกับรูปแบบของการงานและความต้องการ จะช่วยให้การทำงานหรือการเรียนการสอนเป็นไปอย่างสะดวก รวมทั้งยังช่วยบริหารจัดการทุกอย่างให้เป็นระบบ ลดโอกาสความผิดพลาดได้ ซึ่งไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงและใช้งานได้สะดวก ง่าย และมีประสิทธิภาพ