How To…เลือกโปรแกรมบัญชีให้เหมาะกับธุรกิจคุณ

การทำงานที่ใช้เวลาน้อย แต่ยังคงความครบถ้วน ถูกต้อง และแม่นยำ ถือเป็นเป้าหมายขององค์กรยุคดิจิทัล ที่ต้องขับเคลื่อนทุกอย่างแข่งกับเวลาและความเปลี่ยนแปลง ดังนั้นการพัฒนาและหาเครื่องมือมาช่วยจะทำให้งานทุกส่วนเป็นไปอย่างราบรื่น ปิดโอกาสของความผิดพลาด โดยเฉพาะงานบัญชีที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับงบและการเงินขององค์กร ซึ่งหากมีการเลือกใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมบัญชีมาใช้ ก็ต้องเลือกที่มีประสิทธิภาพและตอบโจทย์การใช้งานมากที่สุด

โปรแกรมบัญชีสำคัญอย่างไร?

โปรแกรมบัญชี ถือเป็นเครื่องมือสำคัญที่องค์กรหลายๆ แห่งเลือกนำมาใช้ เพื่อช่วยในการจัดการระบบบัญชีภายในให้ตอบโจทย์ธุรกิจให้มากที่สุด ทั้งนี้จะช่วยทั้งการจัดการงานบัญชีอย่างเป็นระบบ ลดความยุ่งยากและขั้นตอนต่างๆ เกี่ยวกับเอกสารบัญชี อำนวยความสะดวกในการจัดทำและเก็บข้อมูลบัญชี ที่สำคัญคือลดความผิดพลาด สร้างความน่าเชื่อถือของข้อมูลและองค์กร และช่วยในการแบ่งเบาภาระงานของนักบัญชีและผู้บริหาร ให้มีเวลาในการวางแผนงานบริหารการเงินมากขึ้น

เลือกโปรแกรมบัญชีอย่างไรให้มีประสิทธิภาพสูงเหมาะกับการใช้งาน?

1. เลือกโปรแกรมที่เหมาะสมกับขนาดองค์กรมากที่สุด

ขนาดองค์กรถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องใช้ประกอบการพิจารณาเลือกโปรแกรมบัญชี เพื่อให้ได้โปรแกรมที่ตอบโจทย์ มีหมวดหมู่เครื่องมือที่เหมาะสมกับการใช้งาน รวมถึงความซับซ้อนของการใช้งาน ซึ่งสำหรับองค์กรขนาดเล็ก หากเลือกโปรแกรมที่มีความซับซ้อนเกินจำเป็น ก็อาจกลายเป็นการสร้างปัญหาให้ผู้ใช้งานต้องเสียเวลาสำหรับการจัดการมากเกินไป

หรือถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งระบบจัดการเงินภายในอาจมีความซับซ้อนและมีการจัดการที่ค่อนข้างละเอียด แต่หากเลือกใช้โปรแกรมขนาดเล็ก มีระบบจัดการบัญชีไม่ครอบคลุม ก็ทำให้การจัดการบัญชีเป็นไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ และมีโอกาสผิดพลาดหรือเกิดช่องโหว่ขึ้นได้

2. คุณสมบัติตรงกับความต้องการใช้งาน

โปรแกรมบัญชีในปัจจุบันมีให้เลือกมากมาย แต่การเลือกใช้โปรแกรมที่เหมาะสมกับองค์กรมากที่สุดจะช่วยให้งานบัญชีเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและน่าเชื่อถือ ดังนั้นการพิจารณาถึงคุณสมบัติของตัวโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นระบบที่มีมาให้ เครื่องมือการใช้งาน เครื่องมือการจัดการฐานข้อมูล รวมถึงความยืดหยุ่นของโปรแกรมที่องค์กรบางแห่งอาจต้องการแบบที่สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบต่างๆ ได้เองโดยไม่ต้องพึ่งโปรแกรมเมอร์ทุกๆ ครั้ง

นอกจากนี้ตัวโปรแกรมยังต้องสามารถรองรับการใช้งาน ไม่ว่าจะเป็นการช่วยลดเวลาการทำงาน การคีย์ข้อมูลซ้ำๆ มีเมนูที่ใช้งานได้ง่าย บันทึกบัญชีและเก็บรวบรวมเอกสารได้อย่างเป็นระบบ ผู้มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสามารถที่จะใช้งานร่วมกัน หรือตรวจสอบได้จากทุกที่ทุกเวลา ที่สำคัญต้องมีระบบสำรองข้อมูลและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลด้วย

3. มีราคาที่เหมาะสมเหมาะ

การตั้งงบประมาณสำหรับการนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในองค์กร ถือเป็นการลงทุนแบบระยะยาวแต่ต้องได้ความคุ้มค่าทั้งคุณสมบัติของโปรแกรมและราคาที่สมเหตุสมผล ไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดการ ความปลอดภัย และประสิทธิภาพการใช้งานต่างๆ

เพราะการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่มีราคาถูกเกินไป แต่มีคุณสมบัติไม่ตรงตามความต้องการใช้งาน ก็อาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานตกต่ำ กลายเป็นสร้างปัญหาในภายหลังได้ แต่หากเลือกที่แพงเกินไป แต่ระบบต่างๆ ซับซ้อน ยุ่งยากเกินไป ไม่เหมาะกับงานขององค์กร ก็จะกลายเป็นเพิ่มเวลาทำงานและทำให้งานเดินได้อย่างล่าช้า

4. มีบริการหลังการขาย

การนำโปรแกรมบัญชีมาใช้ในองค์กร อาจถือเป็นเรื่องใหม่ และส่งผลต่อการปรับตัวการทำงานและระบบจัดการต่างๆ และผู้ใช้งานที่เกี่ยวข้องต้องมีเวลาเรียนรู้หรือได้รับการเทรนด์จากผู้จำหน่ายโปรแกรม และแม้จะเข้าใจเรื่องการใช้งานแล้ว ในระยะยาวเมื่อการใช้งานเกิดปัญหาติดขัด หรือระบบขัดข้อง องค์กรต้องมีตัวช่วยที่สามารถให้คำปรึกษาหรือแนะนำได้ เพื่อให้งานดำเนินต่อได้อย่างไม่สะดุด ดังนั้นการเลือกซื้อควรเลือกแบบที่ผู้จำหน่ายมีบริการหลังการขายและสามารถให้ข้อมูลคำแนะนำต่างๆ ได้เมื่อเกิดปัญหาจากการใช้งาน

5. เลือกผู้จัดจำหน่ายที่มีความน่าเชื่อถือ

การซื้อโปรแกรมบัญชีจากผู้จำหน่ายที่ไม่มีที่มาที่ไป หรือไม่มีหลักแหล่งที่ตั้งการจัดจำหน่ายที่แน่นอน และตรวจสอบข้อมูลไม่ได้ จะทำให้องค์กรเสี่ยงกับการลงทุนที่อาจได้โปรแกรมที่ไม่มีประสิทธิภาพ การรับประกัน หรือบริการหลังการขาย หรือแม้กระทั่งอาจได้โปรแกรมเถื่อนมาใช้งานโดยไม่รู้ตัว ดังนั้นสิ่งสำคัญของการเลือกโปรแกรม นอกจากคุณสมบัติ ราคา ความเหมาะสม และบริการหลังการขายแล้ว บริษัทผู้จัดจำหน่ายก็เป็นปัจจัยสำคัญที่องค์กรต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

โปรแกรมบัญชีถือเป็นสิ่งสำคัญที่เข้ามามีบทบาทต่อการทำงานในปัจจุบัน การเลือกโปรแกรมบัญชีมาใช้จึงควรต้องมีประโยชน์จริงๆ และพร้อมซัพพอร์ตการทำงานอย่างครอบคลุม เพื่อลดเวลา ความยุ่งยากในการจัดการงาน ลดความผิดพลาด พร้อมกับเพิ่มมีประสิทธิภาพ ความถูกต้อง แม่นยำ และน่าเชื่อถือมากที่สุด ที่สำคัญทีรายงานหรือภาพรวมที่ผู้บริหารสามารถนำข้อมูลไปใช้สำหรับการวางแผน กำหนดทิศทางธุรกิจต่อได้