เจาะลึกฟังก์ชันสุดเจ๋ง! ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้ของ WPS Office
เมื่อเอ่ยถึงโปรแกรม WPS Office หลายคนอาจคุ้นๆ หรือเคยใช้งานกันมาบ้างแล้ว แต่รู้หรือไม่ว่านอกจากโปรแกรมนี้จะมีดีที่ความครบครันของโปรแกรมออฟฟิศและมาพร้อม PDF แล้ว ภายในตัวโปรแกรมเองยังมีฟังก์ชันเด่นๆ ที่คุณอาจยังไม่เคยรู้และซ่อนอยู่ในโปรแกรม WPS Office ซึ่งบอกได้เลยว่าหากตามเราไปทำความรู้จักและเข้าใจอย่างละเอียดแล้วคุณจะรู้สึกถึงการใช้งานที่ง่ายและสมาร์ทขึ้นกว่าเดิม
WPS Office สมาร์ทออฟฟิศซอฟต์แวร์ที่มาพร้อม PDF Editor
WPS Office โปรแกรมจัดการสำนักงานที่ได้รับการยอมรับ และได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นด้วยคุณสมบัติเด่นทั้งเรื่องของการใช้งานที่ไม่ต่างจากโปรแกรมสำนักงานอื่นๆ แต่มีฟังก์ชันการใช้งานที่มากกว่า ใช้พื้นที่ติดตั้งตัวโปรแกรมน้อยกว่า และที่สำคัญราคาถูกกว่าถึงเท่าตัว โดยในโปรแกรม WPS Office จะรวมไว้ซึ่ง 4 โปรแกรมย่อย ตอบโจทย์การใช้งานอย่างครบครัน ได้แก่
1) Writer (โปรแกรมพิมพ์งาน สร้างเอกสาร)
2) Presentation (โปรแกรมสร้างพรีเซนเทชัน)
3) Spreadsheets (โปรแกรมบันทึก คำนวณ และนำเสนอตัวเลข)
4) PDF (โปรแกรมอ่าน และแก้ไขไฟล์พีดีเอฟ)
เราจะพาคุณไปดูกันต่อว่าเจ้าโปรแกรม WPS Office นี้มีอะไรที่ซ่อนอยู่ และแต่ละฟังก์ชันนั้นมีความพิเศษที่จะช่วยให้คุณทำงานเอกสารอย่างมืออาชีพได้อย่างไร
ฟังก์ชันเด่นของ WPS Office
1. All in one mode คลิกเดียวใช้งานได้หลากหลาย
WPS Office ถูกออกแบบให้ใช้งานได้แบบ All in one mode คือการใช้งานเพียงแค่กดไอคอนเดียวก็สามารถเปิดได้ทุกโปรแกรมของ WPS Office ทั้ง Writer, Presentation, Spreadsheets และ PDF โดยดับเบิลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม WPS Office จากนั้นจะสามารถเลือกเปิดใช้งานโปรแกรมย่อยได้ตามต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถสลับใช้งานได้ในหน้าต่างเดียวเหมือนการใช้งานอินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ หรือจะเลือกเปิดหน้าต่างแยก หรือจะนำหน้าต่างที่เปิดแยกมารวมไว้ในหน้าต่างเดียวกันก็ทำได้ง่าย โดยการเปิดใช้งานแต่ละฟังก์ชันนั้นทำได้ 3 วิธี คือ
1) เปิดใช้งานโดยไปที่ปุ่ม +
2) เลือกเปิดจากไอคอนเอกสาร
3) เลือกเปิดโดยไปที่เอกสารใหม่
2. OCR ดึงข้อความในรูปภาพออกมาใช้งานได้ง่าย
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition เป็นเทคโนโลยีที่ใช้ในการดึงข้อความออกจากภาพ ทำได้ 2 วิธีคือ
วิธีที่ 1 เลือกเปิดเอกสารที่มีรูปภาพอยู่ในนั้น โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
1) คลิกที่รูปภาพจะมีปุ่ม shot cut ให้เลือก
2) จากนั้นเลือกเป็นแปลงรูปภาพ แล้วจะมีโปรแกรมเสริมถูกเปิดเพิ่มขึ้นมา
3) เลือกว่าจะแปลงเป็นอะไร คือ แยกข้อความเท่านั้น หรือแปลงเป็น word หรือแปลงเป็น excel ถ้าต้องการแค่ข้อความก็เลือกเป็นแยกข้อความเท่านั้น
4) เมื่อเลือกแล้วโปรแกรมจะทำการวิเคราะห์ข้อความและแยกออกมาให้ ทำให้คุณสามารถนำข้อความไปใช้งานต่อได้เลยโดยไม่ต้องพิมพ์เองให้เสียเวลา
วิธีที่ 2 เลือกเปิดโปรแกรม WPS Office ขึ้นมา จากนั้นกดไอคอน OCR ที่อยู่ทางด้านซ้าย แล้วเลือกรูปภาพที่ต้องการดึงข้อความออกมา จากนั้นทำตามขั้นตอนที่ 3) และ 4) ของวิธีที่ 1
3. สแกนไปยังมือถือหรือการสร้าง QR code
WPS Office มีฟังก์ชันที่น่าสนใจอยู่อีกหนึ่งฟังก์ชัน นั่นคือสแกนไปยังมือถือ หรือการสร้าง QR code ซึ่งรองรับการนำเสนองานที่ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารแจก แต่สแกนอ่านที่หน้าจอมือถือได้เลย รองรับไฟล์ทุกรูปแบบทั้ง Writer, Presentation, Spreadsheets และ PDF โดยมีวิธีใช้งานคือ เลือกที่เมนูเครื่องมือ จากนั้นเลือกที่สแกนไปยังมือถือ โดยเลือกได้ว่าจะรับลิงก์ผ่านทางอะไร ส่งทางไหน ซึ่งทำได้หลายวิธีดังนี้
1) ส่งลิงก์ผ่าน Gmail line WhatsApp หรือ QR code
2) แนบลิงก์ไปกับอีเมล
3) ส่งไปยังมือถือ แต่วิธีนี้มือถือที่ส่งไปจะต้องมีแอป WPS Office อยู่ในเครื่อง
4) สแกนในมือถือ ซึ่งจะเป็น QR code ที่สามารถใช้มือถือสแกนเปิดได้เลย
ฟังก์ชันสแกนไปยังมือถือหรือการสร้าง QR code นี้ เหมาะสำหรับการประชุมที่อาจจะไม่มีเอกสารแจก และใช้การสแกน QR code หรือส่งลิงก์ให้ทุกคนเปิดอ่านได้เลย
เจาะลึก 4 โปรแกรมเด่นของ WPS Office กับการใช้งานที่ง่ายและสะดวก
ต่อไปนี้เราจะพาคุณไปดูกันต่อว่าเจ้า 4 โปรแกรมย่อยนี้มีอะไรที่คุณอาจยังไม่เคยใช้งาน
1. Writer โปรแกรมพิมพ์งาน สร้างเอกสาร
ฟังก์ชัน Writer รองรับการทำงานเอกสารที่จัดการได้อย่างง่ายดาย ด้วยเครื่องมือครบครัน ตำแหน่งจัดวางเครื่องมือตอบสนองความคุ้นชิน เรียกใช้ได้ง่ายและรวดเร็ว ทั้งยังมีความพิเศษอื่นๆ ที่ช่วยให้การทำงานของคุณสะดวกยิ่งขึ้น เช่น
1.1. Paragraph Layout เค้าโครงย่อหน้า : ในเนื้อหาแต่ละบรรทัดจะแสดงไอคอนที่คุณปรับแต่ง Layout ทั้งย่อหน้า โยกย้ายตำแหน่ง ขยับไปที่ได้ของหน้ากระดาษก็ได้ โดยไม่ต้องกด Tap หรือ Space Bar รวมทั้งแทรกภาพในหน้าเอกสารและจัดหน้างานให้สวยงามได้ตามต้องการ
1.2. Insert Table ตารางอัจฉริยะ : การคำนวณในตารางทำได้ง่ายขึ้นโดยมาพร้อมสูตรคำนวณต่างๆ ทั้งบวก ลบ คูณ หาร ที่ครบและจบในโปรแกรมเดียว โดยไม่ต้องเปลี่ยนไปคำนวณใน excel ด้วยการเลือกเครื่องมือตาราง จากนั้นเลือกที่การคำนวณเร็ว จะมีทั้งยอดรวม ยอดเฉลี่ย สูงสุด ต่ำสุดให้เลือกใช้ได้เลย หากตัวเลขในตารางมีการเปลี่ยนแปลง ก็เพียงเลือกตรงช่องผลรวมแล้วคลิกขวา จากนั้นเลือกอัปเดตเขตข้อมูล นอกจากนี้คุณยังเพิ่ม/ลบตารางได้ทั้งแถวและคอลัมน์อย่างง่ายๆ โดยจะมีเครื่องหมาย + และ - อยู่ข้างๆ ตาราง
1.3. Google Search เชื่อมต่อการค้นหาข้อมูลได้รวดเร็ว : แม้ทำงานอยู่ในหน้าต่าง Writer แต่คุณสามารถค้นหาข้อมูลได้เลยโดยให้คลุมข้อความในเอกสารที่ต้องการค้นหา จากนั้นจะมีไอคอน Google search ให้เลือกค้นหา โดยไม่ต้องนำข้อความไปค้นหาในหน้าเบาว์เซอร์ Google
2. Presentation โปรแกรมสร้างพรีเซนเทชัน
ฟังก์ชัน Presentation ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อเป็นตัวช่วยสำคัญให้คุณจัดการงานนำเสนอและจัดระเบียบข้อมูลต่างๆ ทั้งตัวอักษร รูปภาพ เสียง หรือแม้แต่ไฟล์วิดีโอให้น่าสนใจ พร้อมลูกเล่นต่างๆ ที่เลือกนำมาใช้และปิดจ๊อบการนำเสนองานได้อย่างมืออาชีพ โดยความพิเศษของฟังก์ชันส่วนนี้อยู่ที่เครื่องมือต่างๆ เช่น
2.1. พรีเซนต์งานได้ง่ายแค่ดับเบิลคลิก : ลืมขั้นตอนการกด F5 หรือปุ่ม Play ไปได้เลย เพราะเพียงแค่ดับเบิลคลิกที่หน้าสไลด์ คุณก็เริ่มพรีเซ็นงานเต็มหน้าจอได้ง่ายอย่างมือโปร
2.2. Eye Dropper สร้างสรรค์รูปแบบสีได้ตามต้องการ : ช่วยให้คุณเปลี่ยนสีข้อความและวัตถุได้ตามต้องการ โดยความพิเศษของเครื่องมือนี้คือ คุณลากหลอดดูสีไปดูดสีจากภายนอกโปรแกรมได้ ซึ่งวิธีนี้โปรแกรมออฟฟิศอื่นๆ จะไม่สามารถทำได้ ถือเป็นข้อได้เปรียบที่ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาก๊อปปี้รูปภาพแล้วมาวางในหน้า Presentation เองแล้วค่อยดูดสี หรือไม่ต้องหาโค้ดสีให้ยุ่งยากอีกต่อไป
2.3. ย่อ-ขยาย-แก้ไขรูปภาพในพรีเซนต์ได้ง่ายขึ้น : เมื่อคุณเปิดใช้งานโปรแกรม Presentation ของ WPS Office สามารถจัดการแก้ไขไฟล์ภาพที่อยู่ในหน้าสไลด์ได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นการย่อ ขยาย หรือแก้ไข โดยคลิกที่รูปภาพ แล้วเลือกไอคอนแว่นขยายจะโชว์ขนาดรูปภาพให้ใหญ่ขึ้น เพื่อที่เราจะได้ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น
3. Spreadsheets โปรแกรมบันทึก คำนวณ และนำเสนอตัวเลข
ในส่วนของฟังก์ชัน Spreadsheets นี้จะช่วยให้คุณจัดการงานด้านตาราง สูตร การคำนวณ และวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ ให้ออกมาอย่างถูกต้องครบถ้วน โดยในฟังก์ชันนี้มีความโดดเด่นมากมาย เช่น
3.1. แยก-ผสาน-เพิ่มชีทงานได้รวดเร็ว : แยกหัวข้อในตารางออกเป็นอีกชีท (แผ่นงาน) ได้ง่าย เช่น ในเนื้อหาตารางมีข้อมูลหัวข้อชื่อลูกค้า ราคา จังหวัด หากต้องการแยกข้อมูลจังหวัดออกมาอีกชีทก็ทำได้โดยเลือกที่คอลัมน์จังหวัด จากนั้นเลือกข้อมูล แล้วเลือกแยกแผ่นงาน และเลือกชีทตามเนื้อหาที่ต้องการจะแยก โดยมีให้เลือก 2 แบบ คือ ไฟล์ที่แตกต่างกัน (จะได้ข้อมูลจังหวัดแยกเป็นแต่ละไฟล์) กับแผ่นงานที่แตกต่างกัน (จะได้ข้อมูลจังหวัดแยกเป็นแต่ละแผ่นงาน)
กรณีต้องการรวมหลายๆ แผ่นเข้าด้วยกัน ให้กดเลือกแผ่นงานใดแผ่นงานหนึ่ง แล้วกดเมนูข้อมูล และไปที่ผสานแผ่นงาน จากนั้นเลือกแผ่นงานที่ต้องการผสานกันไว้ในแผ่นงานเดียว เลือกเริ่มผสานแผ่นงาน โปรแกรมจะผสานแผ่นงานและสร้างเป็นแผ่นงานใหม่บนสมุดงานใหม่ให้เลย โดยจะมีสรุปให้เห็นว่าเรารวมแผ่นงานอะไรมาไว้ด้วยกันบ้าง
3.2. กรองข้อมูลที่ต้องการโฟกัสได้ง่ายๆ : โดยเลือกไปที่เมนูข้อมูล จากนั้นเลือกที่ตัวกรองอัตโนมัติ โปรแกรมจะกรองข้อมูลที่ซ้ำกันมาให้เห็นว่ามีซ้ำกันเท่าไร และถ้าเอาเมาส์ไปชี้ที่ชื่อข้อมูลที่ซ้ำกันก็จะมีจำนวนเปอร์เซนต์ออกมาให้เลย ทำให้ไม่ต้องเสียเวลาคำนวณเอง
3.2. Reading Layout เค้าโครงการอ่าน ไม่พลาดแถวและคอลัมน์ : เลือกไฮไลต์แถวและคอลัมน์ได้ ช่วยให้อ่านข้อมูลสำคัญๆ ที่มีจำนวนมากนั้นเป็นไปอย่างถูกต้องและแม่นยำ ไม่พลาดแถวหรือบรรทัดอีกต่อไป โดยไปที่เมนูมุมมอง จากนั้นเลือกเค้าโครงการอ่าน เครื่องมือนี้จะทำไฮไลต์ให้ในจุดที่ต้องการดูข้อมูล และเลือกสีได้ตามสะดวก โดยไม่ต้องมาไฮไลต์สีเอง ช่วยให้ทำงานง่ายและรวดเร็วขึ้น